WS Planner


WS Planner on helppokäyttöinen ja kevyt HR-ohjelmisto: 
Järjestelmä sopii 10 - 500 työntekijän yrityksille. Työskentely WS Plannerilla voidaan hajauttaa organisaatioyksiköihin - tai yksittäisille työn­tekijöille. Tiedot ovat silti keskitetysti saatavilla.

WS Planner on helppo ottaa käyttöön. Mitään asennuksia tai laiteinvestointeja ei tarvita ja ohjelmisto toimii selainpohjaisena vaatimattomallakin laitteistolla. Se on myös edullinen käyttää ja käyttökustannusten perusteena on järjestelmässä mukana olevien työn­teki­jöiden määrä.

WS Planner on joustava. Yritys voi ottaa käyttöön vain osan toiminnallisuudesta, ja eri rooleissa olevat työntekijät näkevät ja pääsevät käyttämään vain heille tärkeitä toimin­toja. Pääsyä toimintoihin voidaan muuttaa nopeasti ja hienojakoisesti.

Työvuorojen suunnittelu



Esimiehet suunnittelevat työvuorot työpiste- tai kustannuspaikkakohtaisesti viikko kerrallaan. Tarvittaessa suunnitelmassa voi väliaikaisesti käyttää muiden kustannuspaikkojen työntekijöitä. Esi­mies voi määritellä vakiotyövuoroja, joiden valinta työntekijän työpäivälle käy nopeasti.

Järjestelmä laskee suunnittelusivulle työtekijän tuntisaldotilanteen sekä tasausjakson jäljellä olevat työmäärät. Esimerkiksi HR-osaston vastuuhenkilö näkee listan työntekijöistä, joiden tuntisaldo poikkeaa niin paljon, että työntekijän täytyy joko lisätä tunteja tai pitää vapaita saadakseen tasausjakson saldon nollaan.

Pääkäyttäjä voi määritellä vapaapäivät, lomat ja muut suunnittelussa huomioon otetta­vat tapahtumat. Järjestelmä huolehtii, ettei yleisille vapaapäiville merkitä tunteja.

Järjestelmä laskee samalla, kun käyttäjä täydentää työvuorosuunnitelmaa, toimipisteen työntekijävahvuutta. Päivän vahvuustilanne ilmestyy näkyviin päivän työvuorosuunnitelman yläpuolelle. Suunnitelmaan voi liittää työvuorolle kommentin tai viestin, joka näkyy myös muille käyttäjille.

Työvuorosuunnitelman valmistuttua esimies julkaisee listan, jolloin työtekijät pääsevät katsomaan oman työpisteensä suunnitelmaa. Vaihtoehtoisesti listan voi tulostaa. Työ­vuoro­listan mukana voi välittää tarkempaa tietoa esimerkiksi työntekijän olinpaikasta tai tavoitettavuudesta.

Tuntitoteuman raportointi ja laskenta

Järjestelmä siirtää automaattisesti tunnit työvuorosuunnitelmasta toteumaksi. Esimies tekee tarvittavat muutokset ja hyväksyy toteuman. Tarvittaessa myös työtekijä saa oikeuden kirjata omat toteutuneet tuntinsa itse. 


Työntekijän tunteja voi kirjata joko omalle tai valitulle kustannuspaikalle. Tuntilajeja voi määritellä tarpeen mukaan tukemaan normaalin palkanmaksun lisäksi esimerkiksi keski­tunti­ansion mukaista palkanmaksua tai lisäkorvausta erityistehtävistä.

WS Planner laskee työntekijän työsuhteen ja TES:n perusteella palkanlisät ja ylityökorvaukset.

Käyttäjä voi ladata toteutuneet tunnit myös ulkoisesta kulunvalvonta- tai kirjautumisjärjestelmästä. WS Planner vertaa ladattuja tuntimerkintöjä työvuorosuunnitelmaan ja varoittaa käyttäjää liian suurista poikkeamista.

Lomakalenterin suunnittelu

Lomakalenteri suunnitellaan kustannuspaikka- tai osastokohtaisesti helppokäyttöisellä kalenterisivulla. Suunnittelun tueksi järjestelmä laskee työntekijän pidettyjä, käytettä­vissä olevia ja merkittyjä loma­päiviä. Myös edellisen vuoden pitämättä jääneet loma­päivät tulevat suunnittelijalle näkyviin.




Lopuksi kalenteri suljetaan ja kalenteria voidaan katsella, mutta ei enää muuttaa. Tiedot tulevat myös keskitetysti esimerkiksi palkanlaskennan tietoon ja siirtyvät automaatti­sesti työvuorosuunnitelmaan.

Toimipistekohtaiset kalenterit

WS Plannerissa on kolmetasoinen kalenteri, jolla järjestelmään määritellään yhteiset vapaapäivät. Kahdella ylimmällä tasolla esimerkiksi pääkäyttäjä lisää yrityksessä noudatettavat TES:n mukaiset ja koko yrityksen yhteiset vapaapäivät. Sen lisäksi esimerkiksi toimipisteen esimies voi määritellä toimipistekohtaisia poikkeuksia vapaapäiviin.




Järjestelmä huolehtii siitä, että vapaapäiville ei voi merkitä työvuoroja. Tuntisaldolaskuri ottaa huomioon työviikkoa lyhentävät ja toisaalta korvattavat vapaapäivät.

Poissaolojen hallinta

Esimies voi tallentaa etukäteen järjestelmään työntekijöidensä tiedossa olevat pitkäaikaiset poissaolot. Tieto siirtyy palkanlaskentaan ja esimerkiksi HR voi tarkastella koko yrityksen poissaoloja keskitetysti. Myös lyhytaikaiset poissaolot tallentuvat järjestelmään ja ne voidaan luokitella halutulla tavalla myöhempää tarkastelua varten.

Työtekijän poissaolot tulevat automaattisesti näkyviin työvuorosuunnitelmaan.

Työsuhteiden hallinta

WS Planner tallentaa tiedot sovellettavasta TES:stä, palkkaperusteista ja työsuhteen kestosta. Järjestelmään tallennetaan myös tiedot yrityksen osasto- ja kustannus­paikka­rakenteesta sekä esimies­suhteista.

Tuntien hyväksymisprosessi ja sähköinen siirto

Palkanmaksukauden lopuksi esimiehet hyväksyvät alaistensa tuntitoteuman. Hyväksyn­nät etenevät hierarkisesti siten, että esimiesten tunnit vuorostaan hyväksyvät esimer­kiksi aluejohtajat. 



Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksia johtajille ja palkanlaskijoille, kun kaikkien alaisten kustannuspaikat on hyväksytty. 

Hyväksymisprosessin jälkeen tuntitiedot voidaan siirtää sähköisesti yrityksen palkan­laskenta­järjestelmään. Esimerkiksi tilitoimisto voi siirtää palkkatiedot itsenäisesti heti, kun kaikkien kustannus­paikkojen tunnit on hyväksytty.

Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta

Järjestelmään voidaan määritellä erilaisia käyttäjärooleja. Esimerkiksi 


Yrityksessä voidaan omatoimisesti luoda ja ylläpitää työntekijöiden tietoja ja tarvit­taessa antaa kullekin roolinsa mukainen käyttöoikeus järjestelmään. Myös tietojen ja oikeuksien ylläpito on hajautettavissa organisaatioon.

Referenssit

WS Planner on suunniteltu ja toteutettu tiiviissä yhteistyössä Huonekaluliike Vepsäläisen kanssa. 

Ohjelmiston avulla Vepsäläisen aiempi kahden viikon, monen ihmisen työrupeama tuntien raportoinnista palkkojen maksuun on lähes kokonaan automatisoitu ja hoituu muutamas­sa minuutissa. 

Yhteystiedot

Neliapila Ohjelmistot Oy
Varjakanvalkama 64 00950 Helsinki | info(ät)neliapila.fi | 09 700 38330