Laituri-ohjelmisto

Satama-, talvitelakointi- ja venehuoltoyrittäjille

Laituri-ohjelmisto on kehitetty avuksi yrittäjille, jota pitävät huolta asiakkaidensa veneistä - huoltavat, säilyttävät, korjaavat tai varustavat veneitä. Ohjelmisto on mukana kaikissa tehtävissä asiakkaiden palvelemisessa, muistin tukena, töiden suunnittelussa, raportoimassa ja viemässä työprosessia eteenpäin.

Järjestelmää käytetään Webin yli selaimella. Sivut on suunniteltu niin, että selaimiin ei tarvitse ladata lisäosia. Järjestelmä toimii myös matkapuhelinten ja tablettien selaimilla ja tarvittaessa osan toimintosivuista voi rakentaa nimenomaan mobiililaitteilla käytettäväksi.

Kullekin asiakkaalle luodaan käyttöönottovaiheessa oma tietokanta, joten eri asiakkaille tehtävät määritykset ja sisällöt ovat täysin riippumattomia toisistaan. Tarvittaessa osa toiminnallisuudesta voidaan räätälöidä asiakasta varten erikseen eikä asiakkaan tarvitse hankkia koko toiminnallisuutta kerralla.

Järjestelmää ei tarvitse asentaa tai päivittää mihinkään käyttäjän tietokoneeseen. Kaikki toimittajan tekemät parannukset ja korjaukset käytössä olevaan toiminnallisuuteen tulevat automaattisesti ja yhtä aikaa kaikille kyseisiä toimintoja käyttäville asiakkaille. Järjestelmä on myös koko ajan ajantasalla, eikä päivitysversioita käytössä olevaan toiminnallisuuten tarvitse hankkia. Järjestelmän toimittaja huolehtii tietojen varmistuksesta ja suojauksesta.

Järjestelmän käyttö perustuu käyttöoikeuksiin, jotka voivat olla kullekin käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle omanlaisensa. Erityyppiset käyttäjät voivat nähdä järjestelmän toiminnallisuuden hyvinkin erilaisena. Myös asiakkaille voidaan antaa näkymä esimerkiksi oman veneen tietoihin.

Käyttöoikeuksia varten järjestelmään määritellään kullekin asiakkaalle sopivat roolit, joiden sisään käyttöoikeudet määritellään. Käyttäjällä voi olla tarpeen mukaan erilaisia rooleja myös yhtä aikaa. Käyttäjälle näkyviin tuleva toiminnallisuus riippuu käyttöoikeuksista.

Osa toiminnallisuudesta on suunniteltu toimimaan myös ilman käyttöoikeuksia esimerkiksi rekisteröinti- tai tilauslomakkeena. Tai esimerkiksi järjestelmän tuottaman laiturikartan voi sijoittaa suoraan yrityksen kotisivuille, jolloin se näkyy suoraan järjestelmästä, mutta ei edellytä kirjautumista.

Asiakkuuksien hallinta

Järjestelmä rakentuu asiakas-, vene- ja nimikerekisterien varaan. Toiminnot ja niistä syntyvät laskutus- ja toimintotiedot liittyvät näihin kolmeen päärekisteriin.

Asiakastiedot

Käyttäjä voi ylläpitää, hakea ja järjestää rekisterissä olevia asiakkaita. Haun voi tehdä esimerkiksi asiakastyypin, tilan, osoitteen, puhelinnumeron tai lisätietojen avulla.  Käyttöoikeuksien mukaan kaikki asiakkaat ja asiakkaisiin liittyvät toiminnot ja tiedot eivät näy kaikille käyttäjille.

Asiakkaan perusteella voi hakea veneen tietoja, laskutustietoja tai asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja. Järjestelmä tulostaa sähköpostiosoitteistoja ja osoitetarroja. 

Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja voi tallentaa asiakastietoihin. Myös tehdyt tarjoukset ja sopimukset näkyvät asiakastiedoissa.

Asiakastyypit

Järjestelmään voi lisätä asiakastyyppejä ja asiakastyypeille voi asettaa ominaisuuksia ja luokkia. Asiakkaan tyyppiä voi vaihtaa esimerkiksi asiakassuhteen tai myyntiprosessin vaiheen muuttuessa.

Järjestelmän tuottama laskutustieto voi riippua asiakkaan tyypistä - esimerkiksi satamassa osakas-asiakkaalla on eri maksut kuin muilla asiakkailla.

Asiakasryhmät

Järjestelmään voi luoda asiakkaista ryhmiä, joilla on nimetyt vastuuhenkilöt ja tarvittaessa kalenteriin merkityt tapahtumat. Vastuuhenkilöt näkevät ryhmän sivulta kaikkien asiakkaiden yhteystiedot ja esimerkiksi maksamattomat laskut. Sähköpostitoiminnon avulla vastuuhenkilö voi lähettää viestin omalle ryhmälleen.

Ryhmälle voi asettaa maksuja ja laskutusaikataulun. Vastuuhenkilö voi laskuttaa automaattisesti koko ryhmän maksut ja seurata laskujen maksamista.

Tarjoukset

Järjestelmä tuottaa automaattisesti määrämuotoisen tarjouksen telakkapaikasta ja huoltotöistä. Tarjoukseen tulee mukaan huoltotöiden vaatimat varaosat, aineet ja tarvikkeet sekä työkustannukset työmääräarvioineen. Tarjouspohjia voi räätälöidä järjestelmään tarpeen mukaan ja järjestelmä valitsee pohjan asiakkaan omalla kielellä.

Tarjoukseen voidaan lisätä varaosa- tai laitehankintoja myös yrityksen normaalin hinnaston ulkopuolelta. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, huoltotehtävät, varaosatiedot ja hankintatarpeet siirtyvät Laiturin työjonoon.

Asiakaskysely

Järjestelmä tuottaa asiakaskyselyitä, jotka voidaan kohdistaa halutulle ryhmälle asiakkaita. Saman kyselyn voi toistaa esimerkiksi vuosittain ja analysoida muutoksia tyytyväisyydessä tai käyttäytymisessä.

Venerekisteri

Veneet liittyvät asiakkaisiin siten, että asiakkaalla voi olla useita veneitä ja veneillä voi olla useita omistajia. Yksi asiakkaista on pääomistaja, jolle esimerkiksi laskut lähetetään.

Veneen tiedoista näkyy myös huoltohistoria.

Itsepalvelu

Asiakkaat voivat tehdä omatoimisesti järjestelmään tietojen muutosilmoituksia, tarjouspyyntöjä - kuten satama- tai telakkapaikasta - ja tilauksia esimerkiksi tarpeellisista huoltotöistä. Saapuneista hakemuksista ja tilauksista tulee automaattisesti tieto vastuuhenkilöille joko sähköpostitse tai käyttäjän omalle Laituri-etusivulle.

Asiakkaat voivat saada myös pääsyoikeuden järjestelmään. Silloin he voivat saada tärkeää tietoa oman veneensä tilasta tai venepaikasta myös omalta etusivultaan kirjauduttuaan sisään järjestelmään.


Huollot

Huoltotoimeksiannot

Toimeksiannot sisältävät huoltotehtäviä, niihin liittyviä varaosia, tarvikkeita, aineita tai tarpeellisia hankintoja. Järjestelmään voi aikatauluttaa sekä toimeksiantoja että yksittäisiä tehtäviä ja ne voi siirtää valitun työntekijän tehtäväksi. Työntekijä ottaa tehtävän työn alle ja merkitsee siihen käytetyt työtunnit.

Tehtävät voi joko kytkeä hinnastossa olevaan kiinteähintaiseen työhön tai hinnoitella tuntityönä. Erityyppisiin tehtäviin voi liittää eri suuruisia tuntihintoja. Järjestelmä tuottaa asiakkaalle eritellyn laskun toteutetuista tehtävistä ja niihin liittyvistä tarvikkeista. Laskun voi tuottaa joko koko toimeksiannon valmistuttua tai sopivissa osissa työn edetessä.

Huoltohistoria

Järjestelmä kerää koko ajan historiatietoa toteutetuista huoltotoimenpiteistä ja käyttää hyväksi kertynyttä tietoa, kun uutta huoltoa tarjotaan. Myös muille samanlaisille veneille tai moottoreille tehdyt huollot voivat toimia pohjana tarjoukselle, kun työn alle tulee uusi asiakas.

Talvisäilytys

Talvisäilytyssopimukset ja -tarjoukset

Järjestelmään voi määritellä ja hinnoitella talvisäilytyspaketteja tai asiakkaalle voi räätälöidä tarpeen mukaan erillisiä toimenpiteitä, jotka sisältyvät talvisäilytyssopimukseen. Esimerkiksi nostot, laskut, pesut, moottorien ja vesijärjestelmien suojaukset.

Asiakaalle voi lähettää sähköpostilla tarjouksen, joka sisältää myös automaattisesti generoidun sopimustekstin, hinnoittelun ja hintaan sisältyvät tai erikseen hinnoitellut työt. Kun asiakas on hyväksynyt tarjouksen ja sopimuksen, hänelle voi lähettää järjestelmästä laskun.

Järjestelmään voi myös tallentaa asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja tai veneen säilytykseen liittyviä erityispiirteitä.

Hallien ja telakka-alueiden täyttö

Telakkamestari sijoittelee veneet halleihin ja säilytysalueille interaktiivisella, graafisella työkalulla. Veneet näkyvät alueella oikean kokoisina kuvina. Niitä voi siirtää ja kääntää oikeaan kohtaan ja aluetta voi zoomata ja liikuttaa näytöllä. Eri tyyppisille veneille voi käyttää eri muotoisia malleja ja veneet vaihtavat väriä telakoinnin tilasta riippuen.

Telakkamestari tekee täyttösuunnitelman paikoille talvisäilytyssopimusten perusteella. Säilytettäville veneille voi asettaa ominaisuuksia, esim. ‘masto pystyssä’. Järjestelmä muistaa edellisen vuoden talvisäilytyspaikat ja tietoa voi käyttää hyväkseen uutta suunnitelmaa tehdessään. Veneistä voi tulostaa tarralomakkeita esimerkiksi varusteiden säilytystä varten.

Veneiden tunnistustiedot, telakoinnin tila ja työlistat näkyvät myös telakointihalli- ja aluesivuilla.

Veneiden ja töiden käsittely

Talvisäilytysasiakkaita voi käsitellä näytöillä, joista näkee suoraan veneen tai asiakkaan tilan. Järjestelmään voi määritellä tiloja esim. ‘tarjouspyyntö’, ‘sopimus’, ‘tuotu satamaan’, ‘telakalla’ ja ‘laskutettu’. Kun vene nostetaan ylös, järjestelmä voi lähettää asiakkaalle sähköpostiviestin ilmoitukseksi.

Järjestelmä tuottaa talvisäilytykseen liittyvät maksut veneen ominaisuuksien ja asiakkuuden perusteella.


Satama ja laituripaikat

Venepaikat mallinnetaan järjestelmään ja niille asetetaan ominaisuuksia esimerkiksi maksun, maksimileveyden, peräkiinnitystavan tai syvyyden suhteen. Paikat voi myös nimetä ja järjestää halutulla tavalla. Venepaikat voi mallintaa myös laitureihin ja satamakarttaan. Silloin venepaikat, niiden varaustilanteen ja kullakin paikalla olevan veneen ja omistajan voi esittää laiturin kaaviokuvassa. Järjestelmään voi toteuttaa kuvan satamasta, josta yksittäisen laiturin voi valita tarkasteltavaksi.

Laiturimaksut voi ajaa laskutukseen joko kerralla kaikista venepaikoista tai valituista paikoista. Laskutusta voi myös myöhemmin täydentää sitä mukaan, kun paikkoja myydään. Järjestelmä määrää laituripaikkamaksun paikan ominaisuuksien ja asiakkuuden perusteella.

Venepaikat säilyvät järjestelmässä seuraavalle kaudelle tai ne voi jakaa uudelleen joka vuosi. Tuolloin järjestelmä näyttää satamassa edellisvuonna kullakin paikalla olleen veneen.

Venepaikkojen omistajista voi tehdä sähköpostituslistoja tiedotteiden lähettämiseksi. Kunkin paikan haltijan yhteystiedot saa näkyviin satamakartasta paikkaa klikkaamalla.

Sataman resurssit

Järjestelmällä voi ylläpitää korjaus- ja varauslistoja sataman erilaisille resursseille (laitureille, saunoille, tenniskentille, autopaikoille). Resurssien varaukseen voi myös liittää automaattisesti syntyviä maksuja.


Kalenteri

Järjestelmä näyttää aikataulutetut tehtävät kalenterissa. Kalenteriin voi lisätä myös vapaamuotoisia merkintöjä, jotka voivat olla yrityksen yhteisiä tai jonkun työntekijän tehtäviä tai tapahtumia.

Asiakastapahtumat

Järjestelmään voi luoda myös asiakastapahtumia - esimerkiksi koulutuksia, joihin asiakkaat voivat ilmoittautua. Tapahtumaan voi liittää vastuuhenkilön ja määrätä osallistumismaksun. Järjestelmän avulla voi laskuttaa osallistujia automaattisesti ja seurata laskujen maksamista.

Tapahtumia voi katsella ja hakea tapahtumalistasta ja kalenterisivuilta. Kalenteria voi tarkastella vuosi-, kuukausi- ja päiväkohtaisesti. Asiakkaat näkevät tulevat tapahtumat omalta etusivultaan kirjautuessaan järjestelmään.


Nimikerekisteri

Järjestelmän tuottamat maksut liittyvät rekisterissä oleviin nimikkeisiin. Nimikerekisteri voidaan liittää kirjapitojärjestelmän tiliohjauksiin, jolloin myyntikirjanpito voidaan automatisoida.

Tuoteryhmät

Tuotteen voi liittää tuoteryhmään, jolloin sille voi esimerkiksi määritellä asiakaskohtaisen alennuksen. Myös myyntiraportin voi tehdä tuoteryhmittäin.

Ulkoiset hinnastot

Nimikkeitä ja hintoja voi tuoda järjestelmään esimerkiksi varaosatoimittajan sähköisestä hinnastosta. Järjestelmä käsittelee työmääräyksiin liittyviä nimikkeitä kategorioina (esim. ‘öljysuodatin’). Hinta kiinnittyy varaosaan ja laskutukseen vasta, kun toimittajan hinnastosta haetaan osalle koodi ja hinta.

Alennukset

Järjestelmään voi määritellä alennuksia tuoteryhmille ja asiakkaille. Alennuksia voi lisätä myös laskutuksen yhteydessä tai kassa-toiminnossa.

Varasto

Järjestelmä pitää yllä varastotilannetta automaattisesti myynnin ja laskutuksen yhteydessä. Ostopäällikkö voi myös tarkistaa varaston riittävyyden tilattuja toimeksiantoja vasten.

Järjestelmä laskee varaston arvon joko nimikekohtaisesti tallennetun hankintahinnan mukaan tai ulkoisen toimittajan hinnastosta saadun sisäänostohinnan mukaan.


Talous ja maksuliikenne

Maksut ja nimikkeet

Järjestelmä tuottaa asiakkaille maksuja, jotka voi sitten ajaa ja koota laskuiksi. Laskut voi lähettää sähköpostilla asiakkaille tai tulostaa postitettavaksi. Käsitellyt laskut jäävät järjestelmään ja laskutiedot voi siirtää määrämuotoisena tiedostona kirjanpitojärjestelmään. Lasku tulostuu standardille laskupohjalle tai järjestelmä lähettää sen pdf-liitetiedostona suoraan vastaanottajalle sähköpostina.

Maksuliikenteen hoitaja voi halutessaan muokata ja kommentoida sekä laskuja että maksuja. Laskun käsittelyn yhteydessä aiemmin kirjatut kommentit tulevat näkyviin.

Järjestelmä lähettää laskut ensisijaisesti sähköpostilla, jos käyttäjän tietoihin on tallennettu sähköpostiosoite. Asiakasrekisterin ylläpitäjä voi myös kieltää sähköpostilaskujen lähettämisen asiakaskohtaisesti tai merkitä asiakkaan sähköpostiosoitteen toimimattomaksi.

Maksujen automaattinen tuottaminen

Järjestelmä tuottaa toimintoihin liittyviä maksuja automaattisesti. Toiminnon vastuuhenkilö myös näkee järjestelmästä laskutuksen etenemisen, esimerkiksi minkä veneiden omistajille on lähetetty lasku talvisäilytyksestä tai onko jokin tapahtuma jo laskutettu.

Toiminnosta syntyvä maksu voi riippua veneen tiedoista tai asiakkaan tilasta tai tyypistä. Esimerkisi veneen dimensiot vaikuttavat maksun suuruuteen tai erityyppisille asiakkaille lähtee kokonaan eri nimikkeellä oleva lasku.

Toimeksiantojen laskutus ottaa huomioon tehtävien tyypin ja hinnoittelun, käytettyjen työtuntien määrän sekä käytetyt osat ja tarvikkeet.

Laskutus ja reskontra

Reskontrassa laskuja voi hakea, tarkastella ja järjestää mm. eräpäivän mukaan. Maksetut laskut voi yhdistää viitenumeron perusteella automaattisesti pankin sähköiseltä tiliotteelta. Järjestelmään voi tallentaa osasuorituksia laskuista, jolloin laskut jäävät avoimiksi kunnes koko summa on maksettu.

Reskontran hoitaja voi lähettää maksamattomasta laskusta huomautuksen sähköpostilla. Järjestelmään voi tallentaa vakiohuomautustekstin tai reskontran hoitaja voi kirjoittaa haluamansa tekstin huomautusta lähettäessään. Tieto lähetetyistä huomautuksista jää järjestelmään.


Kassa

Järjestelmän kassatoiminto toimii esimerkiksi tabletilla ja sen voi halutessaan ottaa mukaan vaikka satamaan polttoainepisteen luo. Kassa myös tunnistaa rekisteristä löytyvän asiakkaan esimerkiksi veneen nimen, rekisterinumeron tai mallin avulla, jolloin asiakkaan ostoista saadaan järjestelmään jälki myöhempää analyysiä varten.

Myyntitilanteessa kassa tuo näkyviin nimikkeen varastosaldon sekä mahdollisen hyllysijoituksen.

Raportit

Järjestelmään voi määritellä myyntiraportteja tuoteryhmittäin, asiakaskohtaisesti tai esimerkiksi laskutus- ja kassamyynti eroteltuna. Raportit voi ladata järjestelmästä Excel-tiedostoiksi.

Myös toteutuneista työtunneista voi tehdä raportin kuukausittain ja asiakkaittain.


Muu toiminnallisuus

Käyttäjien hallinta

Käyttäjien hallinta perustuu käyttäjätunnuksiin, rooleihin ja toiminto- ja tietotyyppikohtaisiin käyttäjäoikeuksiin. Käyttäjä tunnistautuu järjestelmään käyttäjätunnuksensa ja salasanan avulla. Salasanat ovat tietokannassa MD5-koodattuja ja käyttäjä voi itse asettaa itselleen enintään 40 merkkiä pitkän salasanan.

Järjestelmään on voi luoda rooleja, jotka vastaavat henkilöstön tehtäviä. Pääkäyttäjä voi asettaa kullekin käyttäjälle roolin tai rooleja, joiden mukaan käyttäjän käyttöoikeudet määräytyvät. Käyttöoikeuksia voidaan asettaa hyvin hienojakoisesti, esimerkiksi yhden sivun sisältö ja siitä käynnistyvät toiminnot voivat vaihdella käyttäjän mukaan. Käyttäjältä on piilotettu toiminnot, joihin hänellä ei ole pääsyoikeutta.

Tietoturva

Järjestelmän suunnittelussa on kiinnitetty erityistä huomiota tietoturvaan:

Kieliasetukset ja -valinnat

Järjestelmän sivut on toteutettu suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Käyttäjä voi valita omiin tietoihinsa haluamansa kielen. Kielivalinta on käyttäjäkohtainen.

Järjestelmän ulkonäön personointi

Yritys voi personoida järjestelmän ulkoasua esimerkiksi lisäämällä yläpalkkiin oman logonsa.

Laitteisto- ja ohjelmistovaatimukset

Ohjelmisto on toteutettu täysin web-palvelimelta toimivaksi. Se tuottaa pelkästään HTML-sivuja, jotka toimivat hyvin laajasti eri selaimilla ja laitteilla, mukaanlukien matkapuhelimet. Sivut latautuvat nopeasti ja esimerkiksi matkapuhelimella järjestelmän käyttö onnistuu vaivatta.